一、上传文件

上传文件是如方文控系统的基础操作，允许用户将本地或其他存储位置的文档导入系统，进行统一管理、协作和权限控制。

文档查询列表按照【项目分组】-【年份】-【项目名称】-【目录】-【子目录】的分类顺序呈现。

点击文档查询列表，成员进入该项目文档列表点击【添加】按钮，选择本地文件，上传完成后自动生成版本记录（v0.01），审核审批完成发布后生成版本（v1.0）。

(支持文档格式：.docx, .xlsx, .pptx, .pdf 图片：.jpg, .png, .svg 压缩包：.zip, .rar) 文件权限配置规范

• 访问权限：指定可查看文件的该项目成员

• 编辑权限：指定可修改文件的该项目成员 （注：编辑权限默认包含访问权限）

默认权限规则：

• 当未设置任何权限时，项目所有成员自动获得查看、编辑权限

特殊配置说明：

• 仅设置编辑权限时，被授权编辑的成员自动获得访问权限，其他成员不可访问或编辑。

文件上传完成后需提交至项目管理员审批流程，经审核通过后方可在系统中正式发布并支持检索查阅。审批步骤请移步到 审批流程

文件上传操作需具备项目成员权限，非项目成员将无法查看、上传或下载该项目内的任何文档。例如：

遇到此情况请前往项目管理，找到该成员所处的项目点击编辑把该成员添加上去。具体操作如下：

二、文件查询

文件查询是如方文控系统的智能检索模块，支持通过多维度条件快速定位文档，包含以下核心能力：

• 全局检索：跨项目/目录搜索文件

• 高级筛选：按属性组合精准定位

• 结果优化：相关性排序+重复文件识别

在项目分组的上方搜索该项目名称可快速搜索对应的项目文件。

可以根据文件名称查找文件。

项目负责人可在文件查询页面，点开项目新增子目录。

填写基础信息：目录名称、目录顺序、是否版控、是否加密、目录模板、目录介绍。 权限设置可以选继承，也可以选制定人员 指定人员即选择的指定人员有该权限。继承则项目所有人有该权限。

在文件查询设置页面，可以对以下信息进行设置显示：

系统默认全部显示，不想显示关掉即可。

• 版本号
• 创建者
• 创建时间
• 最后更新时间
• 状态
• 来源

在文件查询页面可以做以下操作:

• 添加新文件
• 导出文件到本地
• 移动文件，只能移动到该项目其他目录下。
• 上传新版本文件到文控
• 下载该版本文件到本地

在文档查询页面，对已上传的文件可进行以下操作:

• 编辑,可以修改文件名称，添加关键词、描述信息。

可以设置该文件的访问和编辑成员

• 移动，移动文件只能移动到该项目其他目录下

• 删除,仅删除当前版本文件.如果仅上传一个版本文件，删除后则该文件永久删除。

• 历史版本,可以查看该文件的名称、版本、签入成员、签入时间。

历史版本可下载查看文件，也可回退，回退只能项目负责人进行回退操作

• 导出文件到本地